Можно ли отправлять трудовую по почте?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли отправлять трудовую по почте?». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

С датой увольнения, которая прописывается в тексте заявления, нужно быть особенно внимательным. Согласно части 1 ст. 80 ТК работник обязан предупредить работодателя о предстоящем увольнении за четырнадцать дней. Некоторые категории граждан, согласно ч. 3 ст. 80 ТК, вправе рассчитывать на расчет в удобную им дату. Отсчет дней ведется с момента принятия документа.

Как направлять / вручать уведомление

Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.

В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).

Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.

Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.

Правовые последствия отправки заявления

Согласно ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ, единственным документом, подтверждающим прекращение трудовых отношений, является приказ администрации организации. При этом заявление сотрудника такие отношения не прекращает, а лишь уведомляет о наличии его воли на их прекращение.

Согласно ч. 4 ст. 80 ТК РФ, работник может отозвать свое заявление в любое время до истечения минимального двухнедельного срока предупреждения. Сделать это можно как в ходе личного обращения, так и путем отправки заверенной телеграммы.

Однако даже в случае пропуска срока, отведенного для предупреждения администрации организации, работник может продолжить работу, если администрация не оформила приказ на увольнение, а сам сотрудник на нем не настаивает (ч. 6 ст. 80 ТК РФ).

Если все же работник твердо решил уволиться, то, согласно ч. 3 ст. 84.1, трудовые отношения должны быть прекращены в последний день его работы, который указан в заявлении. Помимо издания соответствующего приказа, администрация должна рассчитать работника и выдать ему трудовую книжку.

Документ вернулся работодателю: хранить его или не хранить

Допустим, работник получил уведомление об отправке трудовой книжки по почте и согласен на предложение работодателя, но по каким-то причинам не смог забрать документы из почтового отделения. Они возвращаются назад к работодателю. Если такая ситуация произойдет в вашей организации, станете ли вы хранить бумаги?

А работодатель из Башкирии документы бывшего сотрудника сначала взял, а потом потерял.

Через некоторое время появился экс-работник и начал требовать либо документ, либо дубликат. А еще обратился в суд с иском о выплате морального ущерба и взыскании среднемесячной заработной платы за дни вынужденного прогула.

В судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан заявили: после того как работодатель направил уведомление — письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку — и получил согласие на отправку ее почтой, он не отвечает за документы. Требование выплатить утраченную зарплату из-за того, что экс-подчиненный не взял из отделения документ, судьи не удовлетворили. А компенсацию морального ущерба поддержали, правда, уменьшили в 20 раз сумму, по сравнению с исковой (см. Апелляционное определение от 27.06.2019 по делу № 33-12901/2020).

В итоге работодатель выплатил бывшему работнику моральный ущерб (5000 рублей), оплатил расходы на представителя (7000 рублей) и потратился на уплату госпошлин за рассмотрение исков. А если бы сохранил документы бывшего сотрудника, никаких дополнительных расходов бы не понес.

Срок и условия расторжения срочного трудового договора

Прекращение срочного трудового договора регулирует статья 79 ТК РФ, в соответствии с которой он прекращается с истечением своего срока. Но расторжение не происходит само по себе — нужно, чтобы одна из сторон этого потребовала. Для этого работодателю нужно составить уведомление об увольнении работника по срочному договору, если он не планирует продолжать с ним трудовые отношения. Сотрудника нужно уведомить не менее чем за три дня до окончания действия срочного трудового договора.
Однако, если документ заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, работодатель не обязан предупреждать о расторжении.

Распространенные виды уведомлений и сроки их вручения

По собственному желанию работник может уволиться в случаях, определяемых ст. 80 ТК РФ. Уведомление работник не отправляет, но известить о своем решении обязан, написав заявление об увольнении за 2 недели. По сути, написанное им заявление является своего рода уведомлением об увольнении и подается заранее в установленные законом сроки.

Основания для увольнения по инициативе нанимателя могут быть разными. Их характер можно обозначить как непредвиденный и вполне предсказуемый, планируемый. Подробно об этом рассказывается в ст. 81 ТК РФ. К примеру, распространенными причинами увольнения являются: прекращение деятельности организации, штатное сокращение, существует также ряд оснований для денонсирования трудового договора по вине работника. В таких случаях увольняемые оповещаются заранее посредством уведомлений. Отсюда выделяют несколько видов уведомлений, которые составляются хоть и по одинаковой форме, но с указанием разных причин и принятых решений. Рассмотрим некоторые из них.

Указанные общие основания увольнения действительны для резидентов РФ и иностранцев. Они не имеют никакого отношения к гражданству работающих. Увольнение иностранца может производиться и по особым причинам (окончание срока действия полиса ДМС, разрешения на работу и т. д.).

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Сроки отправки документа

Работодатели обязаны заранее оповещать работников о планируемом расторжении трудового договора. Процесс выполняется в период от 3-х дней до 2-х месяцев.

Точный срок зависит от причины увольнения, поэтому учитываются следующие нюансы:

• если заканчивается срок срочного соглашения, то уведомление передается за 3 дня до указанной даты, а если работодатель не выполнит данное требование, то договор автоматически становится бессрочным;
• если закрывается фирма, то все сотрудники оповещаются о предстоящем увольнении за 60 дней, так как за этот период граждане смогут найти новую работу, получая оптимальный размер заработка.

Если гражданин информируется об увольнении за один день, то это считается нарушением его прав, поэтому он может принудительно восстановиться на месте работы через суд.

Как написать уведомление о расторжении договора?

• «Тело» уведомления, или другими словами – его основной текст, как вы, наверное, уже догадались, в каждом конкретном случае будет существенно отличаться.
• Написав о задолженности, при обращении к должнику, либо не слишком дисциплинированному адресату следует обезопасить себя и составить уведомление о расторжении договора в двух экземплярах, получив на одном из них пометку о получении (желательно, лично в руки руководителю или в соответствующий отдел). Еще один вариант – послать его заказным письмом с уведомлением через почтовый сервис, продублировав в электронном виде.
• Хорошим приложением к уведомлению о задолженности будет акт сверки, а начать его следует с фразы: «Уведомляем Вас, что по состоянию на такое-то число у предприятия такого-то возникла задолженность в сумме…».
• Во втором блоке уведомления вы можете указать сроки, в течение которых адресат может исправить ситуацию «без потерь» (например, без применения штрафных санкций, если это возможно) либо с минимальными затратами. Кроме того, неплохо указать возможные негативные последствия, которые могут наступить для должника в результате игнорирования данных требований.
• И главное, не забудьте в самом начале уведомления сослаться на документ, которым вы руководствуетесь. Например, номером и датой договора, приказа и так далее.

Если разобрать данные советы на конкретном примере, то получим следующий вариант:

Уведомление

о расторжении договора в одностороннем порядке

Адрес получателя: РФ, г. Саратов, ул. Ленина, 44/1

ФИО и должность адресата: коммерческому директору ООО «ЛУЧ-2» Иванову И.И.

ТЕЛ.: (000) 000-00-00, ФАКС: (111) 111-11-11

р/с: 2222222222222222 в Государственном банке России

МФО: 333333, ИНН: 44444444444444444

• Уведомляем Вас, что 5 мая 2018 года между ООО «СВЕТ» и ООО «ЛУЧ-2» был заключен договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 (далее – Договор).
• Согласно с п. 10 Договора наше предприятие имеет право в одностороннем порядке расторгнуть Договор, если Ваша организация нарушает п. 15 Договора.
• Согласно с п. 5 Договора Ваша организация обязалась выполнить строительные работы по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 до 25 июня 2018 года, однако своих обязательств не выполнила, нарушив условия Договора.
• Данным письмом уведомляем Вас о том, что Договор о выполнении строительных работ по адресу: РФ, г. Саратов, ул. Исполкомовская, 40/5 от 5 мая 2018 года на основании п. 3 ст. 450 ГК РФ и п. 10 Договора считается расторгнутым с момента получения данного уведомления.
• Требуем до 30 июня 2018 года вернуть денежные средства в сумме 10 тысяч рублей, выданные в качестве аванса на проведение строительных работ.

Как правильно ответить на письмо-уведомление?

• Адресат, которому написали письмо-уведомление, иногда обязан дать на него ответ, если это, конечно, требуется по контексту.
• Как правильно ответить на письмо-уведомление? В таком случае следует сослаться на полученное уведомление, указав его название, дату получения и исходящий номер, прописать свои контакты, и реквизиты получателя.
• Удобно начинать такие ответы с фраз: «В ответ на Ваше уведомление сообщаем Вам…», «Спасибо за Ваше обращение…» и так далее.
• Планируя отказать уведомителю, хорошенько продумайте и сформулируйте причины отказа.
• И помните, какое бы уведомление вы не писали, хорошенько проверьте грамотность его составления. Ведь документ с грамматическими ошибками никто всерьез не будет воспринимать.

Заключение с иностранцами трудового договора

Несмотря на некоторые особенности порядок приема остается тем же. Легально принять иностранца на работу можно лишь по трудовому договору. Но для его заключения работодатель обязан получить в миграционных органах разрешение на наем иностранной рабочей силы (ИРС) с учетом имеющихся квот.

Квотирование не распространяется на иностранцев с патентами.

В случае найма иностранца из ЕАЭС о привлечении мигранта необходимо сообщить в налоговый орган.

Трудовой контракт с иностранным гражданином заключается по тем же правилам и содержит те же пункты, что и договор с россиянином.

После заключения договора работодатель издает приказ о приеме. Но на этом его роль не заканчивается: в 2021 году работодатель, принимающий на работу иностранцев, должен уведомлять об этом миграционную службу.

Направление уведомления в налоговую службу и центр занятости

Сразу отметим, что на протяжении последних лет миграционное законодательство менялось настолько часто, что сотрудники отделов кадров не успевают следить за этими изменениями.

Так, ранее уведомление в налоговую о приеме на работу иностранного работника, а также в центр занятости подавались в обязательном порядке. Однако несколько лет назад в силу вступила новая редакция ФЗ № 115. Поправки порядком упростили административное бремя, возложенное на работодателей, которые были готовы сотрудничать с ИРС.

После внесения изменений работадатели обязаны уведомлять о найме и увольнении иностранцев лишь местные миграционные органы, никого другого ставить в известность не нужно.

Согласно абз. 5 п. 8 ст. 13 ФЗ № 115, уведомление в ИФНС о принятии на работу иностранного гражданина, как и документы в центр занятости, направляет миграционная служба в порядке межведомственного взаимодействия. Итак, теперь ОВМ УМВД ответственны за информирование других ведомств.

В ст. 57 Федерального закона под № 90-ФЗ, ст. 192 и 193 Трудового кодекса содержатся указания, которые регламентируют действия работодателя по затребованию объяснений в письменном виде от сотрудников, которые совершили неправомерные поступки и виновны в том, что не исполнили свои трудовые обязанности, нарушили трудовую дисциплину и трудовой распорядок, предусмотренный внутри предприятия. Конституция РФ в ст. 27 отмечает, что работник обладает правом на написание объяснительной записки, которая не может относиться к обязанности.

Если работник нарушает трудовую дисциплину, не выполняя или выполняя трудовые обязанности ненадлежащим образом, то работодатель по законодательству обладает правом применить к нему дисциплинарное наказание.

Мера ответственности за содеянный проступок классифицируется как:

• замечание, зачастую делается в устной форме;
• выговор, в зависимости от отягчающих вину обстоятельств он предъявляется в устном или письменном виде;
• увольнение с работы с соответствующей формулировкой по основаниям, указанным в нормативных актах, Трудовом кодексе.

Но, прежде чем воспользоваться правом наложения дисциплинарного взыскания, работодатель обязан затребовать с работника объяснения, поясняющие основу его поступка, которые привели к нарушениям правил трудового поведения в устном или письменном виде.

Уведомление о необходимости явки на работу: образец 2020

При возникновении инцидента порядок действий такой:

• Документально оформить факт прогула (составляется акт в присутствии свидетелей или докладная начальника подразделения).
• Потребовать предоставить объяснительную записку в письменном виде.
• Если причина отсутствия уважительная, закрывается служебное расследование. В противном случае (а также при отсутствии объяснений) составляется соответствующий акт и принимается решение о наказании.
• Если работодатель решил прекратить трудовые отношения по причине прогула, подготавливается приказ, делается запись в трудовой книжке.
• Отправляется извещение (процедура необязательная).

Письмо-уведомление об увольнении – документ, направляемый сотруднику с целью сообщить о прекращении трудового договора.

Похожие записи:

• Как узнать, было ли финансирование детских пособий
• Расширение доступа к соцконтрактам
• Перевод ребенка в другой детский сад: в связи с переездом, через госуслуги