Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС в 2022 году: пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация онлайн-кассы на сайте ФНС в 2022 году: пошаговая инструкция». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В качестве примера рассмотрим как перерегистрировать кассу в связи со сменой ОФД без замены фискального накопителя, когда пользователь решил перейти на работу с другим оператором фискальных данных — Контур.ОФД.

• Перерегистрация онлайн-ККТ при смене адреса необходима в случае, когда изменяется место фактического присутствия ККТ.

Т.е. если изменяется непосредственно сам адрес торговой точки, если касса передается в пользование на другую точку продаж и т.д.

• Если вы планируете использовать одну и ту же онлайн-кассу в разных торговых точках, иного выбора как постоянная перерегистрация ККТ в зависимости от места ее дислокации у вас не будет.

Это связано с тем, что, согласно законодательству РФ, в чеке должна указываться информация об адресе конкретной торговой точки в которой была совершена продажа.

• Но если ККТ изначально будет использоваться для развозной либо разносной торговли (эта информация указывается еще на стадии регистрации кассы), тогда основным адресом можно указать точку, на которой касса находится больше всего времени (не в момент развоза). Местом расчета в этом случае можно указать номер транспортного средства, в котором используется касса.

Как правильно составить заявку

Чтобы перерегистрировать кассу, необходимо сделать следующее:

• Составьте документ-заявление в ЛК ФНС, внося всю требуемую информацию.
• Следом выполните переход в подраздел «ККТ-учет».
• На мониторе отобразится блок, в котором нужно нажать «РН ККТ».
• Теперь выберите номерное значение онлайн-кассы, установленное заводом-изготовителем.
• После активации клавиши повторной регистрации система запросит у вас причину, по которой подается заявительная форма.
• В этот же момент стоит еще раз перепроверить все внесенные сведения.
• После указания повода для осуществления регистрационных манипуляций, подпишите заявку электронной подписью.
• Далее отправляйте ее на проверку.

После принятия в личном кабинете появится отметка «Запрос добавлен». Отследить состояние заявления можно в любой момент в ЛК.

Перерегистрация информации в карточке ККТ, а также данных по фискальному накопителю

Если нужно изменить некоторые данные в карточке фискального накопителя, либо же заменить устройство, необходимо выполнить такие действия:

1. Отправить в Федеральную Налоговую службу соответствующее заявление, согласно форме. Можно сделать не позже следующих суток после возникновении проблемы.

   Само заявление можно предоставить как в письменном виде, так и через страничку сайта Налоговой службы в своем Личном кабинете. Однако, если причиной перерегистрации послужила замена фискального накопителя, то вместе с заявлением необходимо предоставить еще две формы, а именно: фискальные отчеты об изменении информации относительно регистрации ККТ, а также о закрытии фискального устройства.

2. Подождать, пока ФНС предоставит новую онлайн-карточку по регистрации ККТ. Налоговая служба обязуется выполнить это в течение 5 рабочих дней со дня подачи заявления. После этого созданная карточка предоставляется вам, как налогоплательщику. Отправка может происходить двумя способами: либо через Личный кабинет, либо через посредничество ОФД. Кроме того, при запросе налогоплательщика Федеральная Налоговая служба предоставляет версию карточки в письменном (бумажном) виде.

Однако, есть несколько случаев, когда Налоговая служба в праве отказать налогоплательщику в перерегистрации онлайн-кассы, а именно:

• если совершается попытка зарегистрировать фискальный накопитель, не стоящий в соответствующем реестре;
• если предоставленных сведений для перерегистрации недостаточно.

1. Перерегистрация ККТ требуется в случае замены накопителя фискальных данных или любого изменения регистрационных данных, указанных в ст. 4.2 ФЗ-54. Для запуска процедуры перерегистрации необходимо заявление владельца техсредства. Оно оформляется на бумажном носителе или с применением усиленной ЭП, на сайте ФНС, в кабинете ККТ.
2. Для перерегистрации в связи с заменой накопителя необходимо дополнительно приложить отчет о закрытии и отчет о регистрации (изменении параметров регистрации), сформированные машиной.
3. Если передать данные не удается в связи с поломкой ФН, обращаются к изготовителю, который дает соответствующее техзаключение.
4. Если перерегистрация прошла успешно, фирме ФНС предоставляет карточку ККТ с обновленными данными.
5. Перерегистрация, связанная со сменой юрадреса фирмы или адреса использования онлайн-кассы, необходима, кроме применения ККТ в разъездной торговле. Здесь достаточно задать параметры постоянного нахождения кассы вне торговых операций и транспортного средства, используемого в торговле, при первичной регистрации.

Действия перед заменой ФН

Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:

Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:

• в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,

• либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).

Причины перерегистрации ККТ

• Изменение адреса
• Смена владельца ККТ
• Переход к другому ОФД
• Смена наименования организации и ИП
• Изменение режима работы онлайн-кассы
• Истечение срока действия ФН
• Изменение заводского номера ККТ
• Выход из строя ФН
• Изменение номера ФН
• Смена ИНН организации

Инструкция по перерегистрации кассы

Для повторной регистрации нужно пройти следующие этапы:

1. Подготовка к началу перерегистрации;
2. Подача заявления в ФНС;
3. Внесение изменений в настройки кассы.

Важно: процедура перерегистрации ограничена во времени. У вас есть один рабочий день на подачу заявления, поэтому растягивать процедуру нельзя. Советуем заранее подготовиться и освободить время, чтобы быстро подать заявление и не получить штраф.

Подготовительный этап включает:

• заранее измените реквизиты торговой точки, если перерегистрация происходит из-за смены адреса. Подать заявление можно на сайте ФНС или лично, посетив офис налоговой в своем городе.
• проверьте действительность электронной подписи. Если у вас недействительная электронная подпись, зарегистрировать кассу не получится, а вы потратите время на получение новой ЭЦП.
• проверьте, чтобы все чеки с фискального накопителя были отправлены в ОФД, а смена закрыта.
• проверьте чековую ленту. Касса напечатает отчет о перерегистрации, поэтому нужно убедиться, что чековой ленты в кассе достаточное количество.
• проверьте качество интернет соединения.

Изменились данные в карточке учета ККТ

Напомним, что карточка учета при регистрации онлайн-кассы по сути является свидетельством о постановке на учет данного устройства, поэтому содержит полный набор сведений о владельце кассы и видах деятельности, для которых она применяется. В карточке учета при регистрации отражаются следующие данные:

• модель кассового аппарата и его заводской номер;
• регистрационный номер кассы — не меняется даже при перерегистрации;
• название модели и заводской номер фискального накопителя;
• реквизиты организации, на которую зарегистрирована онлайн-касса;
• адрес установки онлайн-кассы или место ее использования (если ваша деятельность не привязана к конкретному месту, например вы продаете кофе из автомобиля, тогда в качестве места установки можно указать номер машины);
• отметка об использовании/неиспользовании на вендинговом оборудовании;
• отметки об использовании или неиспользовании онлайн-кассы для продажи лотерейных билетов, при использовании в разносной торговле, в онлайн-магазине, об использовании без передачи данных и т. д.

Перерегистрации при смене адреса

Согласно регламенту №94н от 29/06/12 г. предоставления госуслуги по регистрации ККТ, п. 76, перерегистрация осуществляется при смене адреса и места установки онлайн-кассы. Перерегистрация необходима при смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего по этому адресу ККТ, переезде торговой точки в новое здание, с изменением адреса, при наличии филиалов в организации и передаче ККТ из одного филиала в другой.

Если организация приобретает ККТ с намерением использовать его в разных торговых точках, по разным адресам, необходима постоянная перерегистрация устройства.

ККТ нельзя перерегистрировать на иное юридическое лицо или ИП с другим юридическим адресом напрямую, например, в случае продажи технического средства. Передача кассового аппарата сопровождается снятием его с учета у данного владельца и постановкой на учет новым владельцем.

Несовпадение места фактического нахождения онлайн-кассы с адресом, указанным в регистрационных данных, может быть признано противозаконным. Так, постановлением №А43-2435/2011 от 11/07/11 г. Первого арбитражного апелляционного суда организация признана нарушающей порядок использования ККТ по этому основанию. Особый случай – развозная торговля. О том, что техника планируется к использованию именно таким образом, ФНС информируют в момент ее первичной регистрации. Адрес установки указывается тот, где техника будет находиться вне разъездов. Обычно это юридический адрес фирмы или место жительства ИП. А местом установки ККТ и расчетов считается номер машины, осуществляющей развоз (прик. №ММВ-7-20/484 ФНС от 29/05/17 г., прил. 5-18,19).

Таким образом, при изменении адреса торговли в разъездах перерегистрация ККТ не нужна.

Общий порядок проведения процедуры

Использование аппаратов учета контролируется в соответствии с ФЗ-54. Законом оговаривается необходимость повторной регистрации в следующих случаях:

Регистрируют онлайн-кассу на основании заявки, поданной собственником в ФНС. При этом допускается оформление документа:

Заявительное письмо следует подать не позже, чем через сутки (если речь идет о смене базовой информации). Момент размещения заявления в ККТ-кабинете считается днем подачи. Учитывая особенности второго способа направления заявительной бумаги, важно помнить, что вместо обычной подписи предпринимателю необходимо воспользоваться специальной ЭП (она регистрируется отдельно).

Когда в работе ККМ обнаруживаются сбои (или наличие заводского брака), направить отчет о неисправностях в ФНС невозможно. В такой ситуации предстоит обращаться непосредственно к производителю учетной аппаратуры. По результатам осмотра выносится заключение о техническом состоянии.

Параллельно в течение 5-ти дней с момента обнаружения поломки компания-собственник ККТ направляет заявку в налоговую на перерегистрацию контрольно-кассовой техники — это обязательное к исполнению условие. Изготовитель должен осмотреть неработающее устройство и предоставить сведения о его состоянии налоговикам и владельцу в 30-дневный срок.

По итогам проведения вышеперечисленных мероприятий фиксируется ФН-номер, установленный компанией-производителем, отмечается наличие брака (если есть) и дается подтверждение полного выхода ККМ из строя. После этого собственник обязан не позднее, чем через 2 месяца со дня подачи заявительного документа, передать в ФНС фискальные данные.

Когда налоговый орган выполнит проверку полученных сведений, на владельца онлайн-кассы заведут новую регистрационную карту ККТ и отправят ему через:

Обратите внимание, момент составления документа является днем повторной регистрации. Сама карточка формируется в 10-дневный период с даты поступления заявки-обращения в налоговую. При необходимости можно получить бумажный вариант, посетив соответствующее отделение ФНС.

Перерегистрация ККТ при замене ФН

Необходимость перерегистрации онлайн-кассы в данном случае обусловлена тем, что в новом накопителе будет, как минимум, новый заводской номер — который входит в перечень «изменяемых» сведений в карточке учета ККТ.

Иногда в переговорах и переписке технических специалистов можно услышать фразу «перерегистрация фискального накопителя». Такой процедуры законом не предусмотрено, поскольку происходит, так или иначе, перерегистрация онлайн-кассы. Однако, единственной ее причиной может быть именно замена накопителя — и такая неофициальная формулировка вполне применима.

Вместе с тем, важнейшую роль играет причина замены фискального накопителя. Примечательно, что в Законе № 54-ФЗ прямо не указано ни одной из них (в отличие от оснований для перерегистрации онлайн-кассы). Но при изучении его положений можно сделать косвенный вывод о том, что правомерно выделение следующих двух типов причин замены накопителя:

Примеры таких причин — хищение накопителя, повреждение, «глюк».

Так, накопитель может быть заменен:

Отдельная причина замены накопителя — собственно, окончание срока его эксплуатации (истечение «срока действия ключа фискального признака»). В этом случае под «заменой» накопителя следует понимать не только его физическую замену, но и осуществление обязательного снятия ККТ с регистрационного учета — вместо перерегистрации онлайн-кассы. Таковы требования п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ.

Рассмотрим подробнее то, какими могут быть правовые последствия истечения срока эксплуатации накопителя в контексте, однако, другого важного вопроса — который заключается в определении различий между рассматриваемой процедурой — перерегистрацией онлайн-кассы, от повторной регистрации ККТ в ФНС.

Выполняем перерегистрацию ККТ через Личный кабинет на сайте Федеральной Налоговой службы

Для примера мы рассмотрим ситуацию, когда необходимо выполнить перерегистрацию ККТ в связи со сменой ОФД (оператора фискальных данных), когда не выполняется замена непосредственно самого фискального накопителя. Например, если налогоплательщик решил перейти на работу с другим оператором фискальных данных.

Если вы решили сменить оператора фискальных данных, нужно осуществить перерегистрацию ККТ. Также, вам необходимо изменить некоторые настройки в своей онлайн-кассе. Замена выполняется непосредственно на те данные, которые предоставляются новым оператором фискальных данных. Даже в том случае, если касса содержит не переделанные документы, ее все равно нужно перерегистрировать. Необработанные документы будут предоставлены новым ОФД после перерегистрации.

Инструкция по перерегистрации ККТ в отделении налоговой, если меняются сведения в карточке

Разберем, как подать заявление лично в отделении налоговой.

Шаг 1. Заполните заявление о перерегистрации.

Заявку на перерегистрацию заполняют на таком же бланке, как и при первичной регистрации онлайн-кассы в налоговой. Отличие в том, что на первой странице указывают причины перерегистрации.

В заявлении нужно заполнить все сведения, которые у вас есть. Если сведений нет и остаются пустые графы или поля, в них проставляется прочерк.

Если компания иностранная, не нужно указывать ОГРН/ОГРНИП в верхней части каждой страницы заявления.

Если компания не формирует на кассе бланки строгой отчетности, не нужно заполнять строку 150.

На титульном листе заявления нужно указать «Код причины перерегистрации». Заполнить нужно каждую ячейку: под кодами ваших причин перерегистрации поставьте «1» — это означает «да». В остальных ячейках проставьте «2», то есть «нет».

В таблице написали причины регистрации, их описание и коды этих причин в заявлении на перерегистрацию.

— истек срок его эксплуатации;
— он сломался;
— его память переполнена.

У нового фискального накопителя будет другой заводской номер. Этот номер — обязательный реквизит регистрационной карточки, поэтому если он изменился, онлайн-кассу надо перерегистрировать

Нельзя одновременно указать переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговую инспекцию в электронной форме и выход из этого режима — это пункты 5 и 6 в форме заявления. Остальные причины можно указывать в одном заявлении.

Шаг 2. Подайте заявление в налоговую лично. Если все верно, налоговая примет заявление и поставит печать.

Инструкция по перерегистрации ККТ, если меняется фискальный накопитель

При замене фискального накопителя процесс другой — вы уже не просто изменяете информацию в карточке, а регистрируйте другое устройство.

Шаг 1. Закройте смену на кассе. Убедитесь, что все фискальные документы с кассы переданы в ОФД: в отчете «О закрытии смены» в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии фискального накопителя» — как это сделать, сказано в инструкции производителя кассы.

Если отчет сформировать не получилось того, что фискальный накопитель сломан, все равно переходите к следующему шагу. В конце инструкции мы расскажем, что делать со сломанным фискальным накопителем.

Шаг 3. Установите новый фискальный накопитель.

Шаг 4. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». Это тоже есть в инструкции к вашей кассе.

После этого вам надо перерегистрировать саму онлайн-кассу. Дальше процесс будет отличаться в зависимости от того, будете вы это делать в отделении налоговой лично или на сайте с помощью КЭП.

Если подаете заявление на перерегистрацию кассы онлайн, перейдите к шагу 5а.

Если подаете заявление лично в отделении налоговой, перейдите в шагу 5б.

Шаг 5а. Перерегистрируйте кассу так же, как в случае, когда меняются сведения в карточке ККТ:

1. В своем личном кабинете на сайте налоговой зайдите в раздел, где хранятся сведения о ваших кассах.

2. Выберите кассу, которую хотите перерегистрировать.

3. В окне с подробной информацией выберите «Перерегистрировать».

4. В окне «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники» выберите причину: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».

5. Укажите данные из отчета «О закрытии фискального накопителя», который вы сформировали на своей кассе, когда меняли фискальный накопитель: ​дату и время, номер фискального документа, фискальный признак.

Похожие записи:

• Как изменится отчетность по взносам в 2023 году: новые формы и новые сроки
• Отчёты по НДФЛ в 2023 году: инструкция от ФНС
• Как подать на развод в 2023 году: пошлина, заявление, документы, порядок