Как оплачивать больничные в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оплачивать больничные в 2023 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Первую часть листа заполняет сотрудник медицинского учреждения (врач), которое выдает больничный. Ниже приведена пошаговая инструкция по заполнению основных строк больничного листа (п.56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности).

Порядок заполнения больничного листа работодателем

За выплату пособия отвечает работодатель. В своей части бланка он может вносить исправления. Исправлять сведения, внесенные медучреждением нельзя. Если ошибку допустил медработник, лист нетрудоспособности возвращается для замены (абз.5 п.56 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). В противном случае больничный не примут в органах соцстраха и работник не получит пособие по нетрудоспособности.

В первую очередь следует проверить период нетрудоспособности, указанный в листе:

Предельная величина базы по взносам на 2023 год: проект

Как в 2022 году. Предельная величина облагаемой базы (Постановление Правительства РФ от 16.11.2021 № 1951):

• для пенсионных взносов — 1 565 000 ₽;
• на случай ВНиМ — 1 032 000 ₽.

Как в 2023 году. Предполагаемая единая предельная величина облагаемой базы по взносам — 1 917 000 ₽. (проект Постановления Правительства РФ от 20.10.2022). Это связано с объединением фондов и единым тарифом для взносов на обязательное пенсионное, медицинское страхование, на случай ВНиМ.

Общий тариф страховых взносов:

• в пределах лимита базы — 30 %,
• свыше лимита базы — 15,1 %.

Предельной величины облагаемой базы нет для взносов:

• на травматизм;
• обязательное пенсионное страхование по дополнительным тарифам;
• дополнительное соцобеспечение отдельных категорий работников, например, членов летных экипажей, сотрудников организаций угольной промышленности.

Что такое трудовой, страховой и нестраховой стаж

В правильном заполнении больничного листа заинтересован не только работник, рассчитывающий на получение социальной компенсации, но и работодатель, получающий возмещение затрат на пособия своим сотрудникам от Фонда социального страхования. Корректность вносимой информации зависит от профессионализма сотрудников кадрового отдела, в частности, от правильной интерпретации ими этапов деятельности застрахованных трудящихся своего предприятия.
Нестраховые периоды в больничном листе – это далеко не новые понятия, до сих пор вызывающие большое количество вопросов при заполнении бланков и порождающие не меньшее количество ошибок при исчислении размера пособий.

Основной принцип обязательного социального страхования наёмных работников их работодателями предполагает гарантированную оплату времени вынужденного отсутствия из-за нетрудоспособности за счёт средств одноимённого фонда. В качестве страхового обеспечения выступают ежемесячные взносы, начисляемые на фонд оплаты труда сотрудников и уплачиваемые в бюджет ФСС.

Затраты на выплату денежных компенсаций за временную потерю трудоспособности, связанную с заболеваниями или с беременностью и родами, производимые работодателями из своих средств, подлежат возмещению из фонда соцстраха. Поводом для начисления социального пособия работнику и для компенсирования его суммы работодателю как раз и служит больничный лист.

Изменения в законодательстве, введённые в действие в 2007 г., требуют от работодателя при определении процентной величины назначаемого пособия ориентироваться на страховой стаж сотрудника, а не на общий трудовой, как было ранее.

Тем сотрудникам, за кого работодатель уплачивал страховые взносы менее полугода, пособия высчитываются, исходя из законодательно установленного минимума заработной платы.

Пособия рассчитываются так:

1. Проработавшим людям от полугода до пяти лет положено начислять 60% от среднего размера заработной платы.
2. Людям со стажем от пяти до восьми лет – 80 %.
3. Стопроцентный средний заработок получают сотрудники со стажем страхования больше 8 лет.

При этом нестраховые промежутки исключаются из страхового стажа, влияя, тем самым, на величину компенсации по листам нетрудоспособности.

Если причиной утраты способности гражданина к труду является его травма или болезнь, то обязанность оплаты первых трёх дней нахождения на больничном возложена на работодателя.

Оплата больничных листков, выданных по другим основаниям, с первых дней потери трудоспособности является обязанностью фонда соцстрахования.

Внутри суммарного трудового стажа работника могут быть периоды, в течение которых работодателем не производились обязательные платежи в ФСС.

По степени влияния на размер социальных выплат по больничным листам эти периоды можно разделить на две группы:

1. Периоды, не указываемые в листках нетрудоспособности и не принимаемые во внимание при определении процентной величины денежной компенсации.
2. Промежутки времени, включаемые в трудовой стаж в качестве нестраховых периодов.

Список закрыт.

В первую группу входят:

• периоды учёбы в высших и специальных учебных заведениях;
• время работы по гражданско-правовым контрактам;
• официально оформленные отпуска за свой счёт свыше двух недель в течение года;
• декретные отпуска;
• периоды отстранения работника от обязанностей по собственной вине.

Перерывы в трудовой деятельности по этим основаниям освобождают работодателя от обязанности начислять и уплачивать в Фонд социального страхования ежемесячные взносы. Эти периоды исключаются из страхового стажа, оказывающего влияние на размер пособия, назначаемого работнику на время его болезни.

На сумму денежного довольствия военных и служащих государственных органов обязательные платежи в фонд социального страхования не начисляются.

Такой порядок законодательно утверждён для:

1. Вооружённых сил Российской Федерации.
2. Органов МВД и смежных формирований (МЧС, ФСИН, ФСКН и прочих).
3. Органов, контролирующих оборот наркотиков.
4. Формирований противопожарной безопасности.

Промежутки времени, в течение которых застрахованное лицо осуществляло службу в вышеназванных частях, составляют нестраховые периоды для больничного листа.

Что касается вооружённых сил, то в составе нестрахового периода учитывается как срочная служба по призыву, так и добровольная, оформленная по контракту.

Для того чтобы учесть в совокупности страхового стажа время армейской службы, трудоустройство в государственных силовых структурах и органах Министерства по чрезвычайным ситуациям, работодателю необходимо располагать документами, подтверждающими факт деятельности работника в данных организациях.

В этом качестве выступают:

• военный билет;
• трудовая книжка;
• служебный контракт;
• соответствующая справка, выданная отделом кадров учреждения государственной или муниципальной власти.

В отсутствие этих документов, не подтверждённые нестраховые периоды не подлежат учёту в суммарном страховом стаже для больничного листа, что негативно отражается на величине начисленной денежной компенсации по причине временной потери трудоспособности.

Определившись, что такое нестраховые периоды в больничном листе, нужно разобраться, какая позиция им отведена в бланках документов.

В 2011 г. в бланке бюллетеня появились специальные поля, в которые проставляются нестраховые периоды трудоустройства в формате полных лет и месяцев, включая время очередного отпуска.

Местонахождение информации о нестраховых периодах – в разделе листка нетрудоспособности, оформление которого возложено на работодателя, точнее, в расшифровке главы «Страховой стаж», частью которого они и являются.

При внесении сведений в этот раздел необходимо придерживаться следующих принципов:

1. При совпадении страхового и нестрахового стажа, указывать любой из них, по решению работника, подкреплённому письменным заявлением.
2. При отсутствии точной даты начала или конца нестрахового периода, указывать 15 число.
3. Влияние на размер общего страхового стажа оказывают только те нестраховые периоды, деятельность по которым осуществлялась с начала 2007 года. Промежутки службы до этой даты в полной мере принимаются к учёту в суммарном страховом стаже работника.

Правила заполнения электронных больничных листов

Бумажные листки нетрудоспособности оформляются все реже, так как теперь пациент вправе выбрать электронный документ. Это удобно, если работник находится на карантине, на удаленном режиме работы, заболел в командировке или проходит лечение в другом городе.

Данные обо всех электронных листках нетрудоспособности вносятся в специальный реестр. Для работы с ним была разработана единая информационная система, оператором которой выступает ФСС. Работодатель может получить информацию в любое время, для этого потребуется войти в личный кабинет. Для этого необходима квалифицированная электронная подпись. В реестре ФСС хранится информация обо всех больничных, которые оформлены на работников этой компании.

Для получения доступа в систему необходима компьютерная техника, отвечающая минимальным требованиям. Если у нанимателя такой техники нет (отсутствует техническая возможность получить данные), то больничный дублируют на бумаге.

Как заполнить реестр для электронного больничного листа для ФСС, если нет 2-НДФЛ работника за предыдущие годы? В этом случае работодатель запрашивает у работника справку в формате 182н. Этот документ является основанием для начисления пособий, если в предшествующие два года сотрудник трудился в другом месте. Справка 2-НДФЛ не нужна, так как не содержит информации, необходимой для расчета и назначения пособий ВНиМ.

Продолжительность нетрудоспособности

Как правило, она не превышает десяти дней. Если же появилась необходимость, доктор может продлить данный срок. Информация об этом вносится в графу «Освобождение от работы». В связи с тем, что в ней предусмотрено всего 9 ячеек, допускаются сокращения. Например, вместо «лечащий врач» можно написать «леч. врач». Если продолжительность нетрудоспособности превышает 30 дней, то решение о дальнейшем продлении этого периода принимает специальная комиссия. Председатель ее указывается в бланке как «председатель ВК». На его усмотрение инициалы и фамилия могут вноситься сокращенно либо полностью. Внизу указывается число, в которое человек выйдет на работу. Если же пациент продолжает лечение, то сведения вносятся в графу «Иное». В нее вносится номер следующего больничного листа и соответствующий код.

Заполнение больничного листа работодателем

Как уже было сказано, второй раздел больничного листа заполняет работодатель. При заполнении больничного листка необходимо заполнить следующие разделы:

1. «Место работы. Наименование организации». Рекомендуется писать сокращенное название организации, если название не умещается, то нужно заполнить столько, сколько влезет. Между словами нужно делать пробел размером в одну ячейку;
2. «Вид работы». Здесь нужно указать какая у сотрудника работа основная или по совместительству. Сотрудники, которые работают по совместительству, могут предоставлять больничные листы в две организации по месту своей работы, для этого ему необходимо взять два больничных листа;
3. «Регистрационный номер». В этом разделе необходимо заполнить номер, который присваивается организации при постановке на учет в Фонде социального страхования (ФСС);
4. «Код подчиненности». Код подчиненности — это территориальный номер ФСС, где зарегистрирована организация;
5. «ИНН нетрудоспособного». Указывается при наличии, если у человека нет ИНН, то в этих ячейках не нужно ничего указывать;
6. «СНИЛС ». СНИЛС – это страховой номер лицевого счета сотрудника в Пенсионном фонде. Он должен быть у всех сотрудников обязательно, если его нет, то необходимо обратиться в Пенсионный фонд за его получением;
7. «Условия исчисления». В этой строке отражаются особые условия начисления и выплаты пособия, которые записываются в виде кодов. Коды можно посмотреть на оборотной стороне листка нетрудоспособности. Если условий несколько ставятся несколько кодов;
8. «Акт формы Н1 от». Этот раздел заполняют только в том случае, если сотрудник получил травму на производстве. В этом случае, в ячейки записывается дата акта, составленного при получении травмы;
9. «Дата начала работы». Здесь указывается дата начала работы по трудовому договору. Вообще этот раздел заполняется, если договор с сотрудником аннулирован. Это происходит в том случае, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок, но так как больничное пособие ему в этом случае полагается, то этот раздел нужно будет заполнить;
10. «Страховой стаж». Страховой стаж – это время, в течение которого сотрудники были застрахованы в ФСС и за них перечислялись страховые взносы. В страховой стаж, помимо периода работы, включаются также другое время в соответствии с законодательством, например, периоды службы в армии;
11. «Нестраховые периоды». К нестраховым периодам относятся периоды военной службы сотрудников, начиная с 01.01.07 года. Если служба началась до этой даты, а закончилась позже, все равно указывают только период после 01.01.07 года до даты окончания службы. Необходимо указать, сколько полных лет и месяцев отслужил сотрудник. Этот период включается в общий страховой стаж;
12. «Причитается пособие за период». Здесь нужно указать период, в течение которого сотрудник болел или в других случаях, при которых открывается больничный лист, то есть нужно указать даты открытия и закрытия больничного листа;
13. «Средний заработок для исчисления пособия». Для подсчета пособия по временной нетрудоспособности необходимо знать средний заработок сотрудника. Он рассчитывается за два предыдущих года;
14. «Средний дневной заработок». Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается в календарных днях, поэтому необходимо знать сумму дневного заработка сотрудника. Для этого сумму заработка сотрудника за два года нужно разделить на число календарных дней за два года. Это число равно 730 дням;
15. «Сумма пособия из средств работодателя». Согласно законодательству работодатель обязан оплатить за свой счет первые три дня больничного, а остальную часть оплачивает ФСС. В некоторых случаях, установленных законом, ФСС оплачивает больничный лист полностью. В этом разделе как раз и указывается сумма, которую работодатель обязан выплатить сотруднику за свой счет;
16. «За счет средств ФСС РФ». Здесь указывается сумма, которую ФСС должен перечислить работодателю по листку нетрудоспособности;
17. «Итого начислено». Необходимо указать общую сумму по больничному листу;
18. «Фамилия и инициалы руководителя». Фамилия и инициалы указываются без точек между ними, также руководитель должен расписаться;
19. «Фамилия и инициалы главного бухгалтера». Если вместо главного бухгалтера — руководитель, то нужно будет еще раз указать его фамилию и инициалы и поставить подпись;
20. «Печать работодателя». Печать необходимо поставить очень аккуратно. Она должна хорошо читаться, не залазить на другие ячейки

Как оплачивать бюллетень?

При определении размера выплат необходимо учитывать, что расчет пособия исходя из МРОТ производится со дня, когда было допущено нарушение, до дня, когда работник должен приступить к работе. За предыдущий период пособие по нетрудоспособности рассчитывается в обычном размере.

Расчет пособия необходимо производить на отдельном листе, который вместе с самим листком нетрудоспособности направляется в Фонд социального страхования для выплаты пособия лично работнику или возмещения выплаченных ему организацией денежных средств.

Пример.

Бухгалтер Петрова К.М. болела в период с 12 по 29 марта 2018 года (18 календарных дней). Страховой стаж – 7 лет. Заработная плата в 2016 году составила 650 000 руб., в 2017 – 850 000 руб. 25 марта 2018 года не явилась на плановый медицинский осмотр (код нарушения – 24), документов, подтверждающих уважительность пропуска, не представила.

За 2016 год можно учесть весь размер дохода, а за 2017 год – только 755 000 рублей (установленный на 2017 год предел для расчета страховых взносов на обязательное медицинское страхование). Для расчета пособия доход за два года будет равен:

650 000 + 755 000 = 1 405 000 руб.

Тогда средний дневной заработок составит:

1 405 000 : 730 = 1 924,65 руб./день.

При страховом стаже в 7 лет пособие составляет 80% от среднего заработка, таким образом пособие за один день, рассчитанное в общем порядке, равняется:

1 924,65 х 0,8 = 1 539,72 руб./день.

Было допущено нарушение режима нетрудоспособности по коду 24, при котором оплата сокращается до установленного МРОТ. В январе — апреле 2018 года он составлял 9 849 рублей в месяц. Пособие за один день в данном случае составит:

9 849 : 31 = 317,71 руб./день.

Общий размер пособия составит:

1 539,72 х 14 + 317,71 х 4 = 22 826,92 руб.

Подробно о том, как рассчитать оплату больничного листа при нарушении режима по уважительной причине и без нее, мы рассказывали тут.

Так как соблюдение больничного режима обусловлено необходимостью обеспечить медицинский контроль за выздоровлением, его нарушение считается серьезным дисциплинарным проступком. Допущенное без уважительной причины оно наказывается серьезными финансовыми санкциями. Также такой проступок может негативно повлияет на мнение работодателя о работнике.

Код 09 — Уход за больным членом семьи, коды 12,13,14,15 — тяжёлые заболевания детей

В ситуациях, когда болеет не сам работник, а его родственник, закон позволяет компенсировать дни отсутствия на работе за счёт листа нетрудоспособности. Расчёт его суммы ведётся на общих условиях.

Благодаря применению кода заболевания в больничном работодатель может быстро определиться с:

• суммой выплачиваемого пособия;
• максимальной продолжительностью листка нетрудоспособности.

Правила заполнения электронных больничных листов

Федеральный закон № 86-ФЗ от 01.05.2017 предусматривает оформление больничных листов в электронном виде. Чтобы любое заинтересованное лицо имело возможность оперативно получить информацию о выданных гражданину больничных, создана специальная автоматизированная система, оператором которой является ФСС России. Выдавая лист нетрудоспособности пациенту в электронной форме, врач и медучреждение заверяют его усиленными квалифицированными электронными подписями. Доступ к базе данных имеют органы ФСС, медицинские учреждения и все работодатели. Последние вправе получить в личном кабинете сведения только о тех гражданах, которые трудоустроены у них в настоящий момент.

Для обработки электронных документов организациям и ИП необходимо специальное программное обеспечение и техническая возможность электронного документооборота с ФСС. Если такой возможности у работодателя нет, он отказывается от электронного документа и запрашивает его бумажную версию. В остальном оформление по упрощенной схеме:

1. Регистрация в личном кабинете страхователя. Проще всего зарегистрировать организацию-работодателя через учетную запись на портале госуслуг.
2. Авторизация в системе «Соцстрах» и заполнение специальной карточки с регистрационными сведениями организации.
3. Получение номера больничного у заболевшего сотрудника.
4. Доступ по номеру к электронному документу, подписанному усиленной ЭЦП врача и загруженному в систему Соцстраха.
5. Расчет суммы пособия по временной нетрудоспособности и занесение необходимых данных в электронном виде.
6. Заверение внесенной информации усиленной электронной подписью.

Для верификации электронных больничных листов подойдет ЭЦП, которую используют для сдачи электронной отчетности.

Являются ли кавычки в названии организации в больничном листе ошибкой?

Написание названия организации в больничном листе с использованием кавычек, точек, запятых и других знаков препинания не будет считаться ошибкой, поскольку Порядком выдачи листков нетрудоспособности употребление знаков препинания не запрещено.

Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс
Но если организация (обособленное подразделение) не имеет сокращенного наименования или оно содержит более 29 символов, наименование нужно сократить, при этом кавычки, знак номера, тире, точки, запятые и иные знаки.
Подробнее читайте в К+. Пробный доступ можно получить бесплатно.

Если ошибка в графе «Наименование организации» допущена медработником, это не может являться основанием для выдачи дубликата листка нетрудоспособности. Информация о наименовании предприятия указывается со слов застрахованного лица, а значит, за ошибки в названии вина на медработнике лежать не может. Требовать замены бюллетеня можно лишь в случае нарушения общих правил, указанных выше.

При незаполненной графе «Наименование предприятия» организация вправе вернуть лист нетрудоспособности работнику, отправив его в медучреждение для исправления дефекта.

В случае если ошибка допущена при заполнении работодателем, то исправления с использованием корректирующих средств недопустимы. В этом случае вносится специальная запись на обороте листа в виде:

подпись должностного лица

Ошибочное наименование зачеркивается.

В случае если работодатель допустил чисто техническую ошибку, не исказив при этом смысла, то исправлений не требуется.

Подробнее об исправлениях в больничном листе читайте здесь.

Если фирма перешла на электронные больничные листы, то наименование организации вносится в соответствующее поле программы без кавычек.

Подробнее о том как работает электронный больничный, читайте здесь.

Ответы ФСС на вопросы о порядке работы с электронными больничными, см. здесь.

Сколько можно быть на больничном

Длительность больничного листа определяет врач. Минимальный период — один день. Такой больничный могут дать, например, при проведении медицинских процедур. На практике минимальный срок обычно составляет три дня.

Больничный лист фельдшер или стоматолог могут открыть до десяти календарных дней, врач — до 15 календарных дней.

Если болеете дольше, через 15 дней назначается врачебная комиссия, которая может продлить больничный на более длительный срок. Предельный период нахождения на больничном — десять месяцев, при туберкулезе — год.

При лечении в стационаре врач оформляет пациенту больничный лист на весь период лечения. При необходимости после выписки врач может дать десять дней на реабилитацию.

Допустимо ли наличие ошибок в больничном листе

Поскольку на основании больничного листа проводятся важные финансовые операции, к нему предъявляются особые требования. Их игнорирование может привести к тому, что фонд социального страхования вынужден будет отказать в принятии больничного листа и выплаты по нему компенсации.

С точки зрения законодательства любой отчетный документ предусматривает определенные правила заполнения. Исправления, ошибки и помарки могут сделать листок временной нетрудоспособности недействительным, что приведет к отказу в выплате пособия. В случае некорректного заполнения листка даже предусмотрена административная ответственность для работодателей. Ошибки при оформлении можно разделить на малозначительные и те, которые являются серьезным нарушением.

Чтобы листок нетрудоспособности не вызывал никаких вопросов, он должен быть заполнен черной ручкой, заглавными печатными буквами, с крайней левой ячейки с соблюдением границ.

Ошибки, допущенные работодателем

Обычно больничный лист заполняет бухгалтер или сотрудник кадровой службы. В небольших компаниях это может делать сам руководитель.

Если работодатель неверно заполнил свою часть больничного листа, допускается внести в него изменения. Их необходимо подтвердить записью «Исправленному верить», подписью ответственного лица и печатью организации.

Общий алгоритм, как исправить ошибку:

• аккуратно зачеркнуть неверную запись;
• в любое свободное место на оборотной стороне внести правильную информацию с указанием строки, к которой она относится;
• написать «Исправленному верить», расписаться и поставить печать организации.

Похожие записи:

• Компенсация ЖКХ инвалидам в 2023 году
• Договор аренды земельного участка — образец, бланк 2022 года
• QR-код в чеках подотчетных лиц