Алгоритм закупки. Важные аспекты ее проведения

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм закупки. Важные аспекты ее проведения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В закупках по 44-ФЗ заказчиками являются государственные и муниципальные органы и учреждения, бюджетные организации. Участником госзакупок может быть любое юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальные предприниматели.

Кто может участвовать в госзакупках

Участвовать в закупках не могут организации, ИП или физлица, которые:

• Находятся в процессе ликвидации, на стадии банкротства или конкурсного производства.
• Имеют задолженность более 25% от балансовой стоимости активов.
• Имеют судимость за экономические преступления по ст. 289, 290, 291, 291.1 УК РФ.
• Привлечены к административной ответственности по ст. 19.28 КоАП РФ (дача взятки) в течение двух лет до момента подачи заявки.
• Имеют конфликт интересов с заказчиком или другим участником закупки (близкие родственные связи).
• Являются офшорной компанией.
• Входят в реестр недобросовестных поставщиков.
• Подпадают под ограничения для участия в закупках, которые установило Правительство РФ.

ПОСЛЕДНИЕ ИЗМЕНЕНИЯ В ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВЕ

Изменения в госзакупках 2021 года касаются ряда пунктов:

• С января определена минимальная доля закупок из ЕАЭС и установлены правила отчетности об этом. В перечни для выполнения обязательной доли включены более 100 видов товаров по 44-ФЗ и более 250 видов товаров по 223-ФЗ.
• С апреля можно больше товаров закупать у единственного поставщика госзакупок. Предельная цена повышается до 3 миллионов рублей, если закупка будет проведена электронно и по каталогу.
• С июля при планировании ряда госзакупок потребуется указывать больше сведений (в отношении строительства и объектов недвижимости).
• С апреля изменяются правила проведения запроса котировок в электронной форме по 44-ФЗ: запрещено будет отзывать заявку, оформлять протокол разногласий; контракт нужно будет подписать в течение одного рабочего дня.
• С июля изменяются требования к заявкам по 44-ФЗ и перечень сведений, включаемых в реестр недобросовестных поставщиков.
• С апреля закупки по 223-ФЗ у субъектов МСП будут проходить по новым правилам: ограничен перечень документов в составе заявки; изменены этапы электронных процедур.
• Обязательным станет оформление акта по контрактам в электронной форме через личный кабинет поставщика в ЕИС.
• С октября через ЕИС можно узнать обо всех предварительных предложениях о закупках у единственного поставщика.

Шаг 5. Изучите условия госконтракта

Проверять контракт на стадии подписания — плохая практика. После того, как тендер уже выигран, поздно вносить изменения в условия поставки, а исполнитель может лишиться выгоды и даже сработать в минус.

Представьте, что вы выиграли тендер на поставку детского питания в детские сады. Но проморгали, что по контракту обязаны поставить госзаказ не в один район республики, а в 35. Вы не учли логистику в себестоимости контракта и не смогли его исполнить, за что вас внесли в реестр недобросовестных поставщиков, подали на вас в суд и взыскали неустойку.

Поэтому изучайте условия госконтракта до того, как вы решили участвовать в торгах.

Проверять проектную документацию лучше с профессиональным юристом или специалистом по госзакупкам. Он укажет на риски, которые могут привести к убыткам.

Семён Сивцев, маркетолог-консультант, занимался госзакупкамиОбычно документация к тендеру — это стопка бумаг формата А4, в которых сухим канцелярским языком и мелким шрифтом без интервалов написано, какие обязательства берёт на себя исполнитель, когда он должен выполнить условия контракта и что ему будет, если он нарушит договор. Но прочитать эти документы придётся, потому что на каждой странице могут прятаться нюансы и обычные опечатки, которые усложнят будущую работу.

Шаг 6. Подайте заявку

После того, как вы нашли подходящий тендер, подайте заявку на участие в торгах. Для этого понадобится вникнуть во все тонкости процесса госзакупок и досконально изучить закон 44-ФЗ.

Семён Сивцев, маркетолог-консультант, занимался госзакупкамиВнимательно читайте техническое задание. Бывает, что в задании указаны конкретные модели и конкретные товары, а это противоречит законодательству, потому что по 44-ФЗ необходимо указывать только технические характеристики. А ещё иногда сбивают с толку дополнительные требования заказчика, указанные в заявке, которые идут вразрез с 44-ФЗ. Если вы это заметили, лучше связаться с заказчиком и уточнить детали.

Электронный аукцион — это строгий порядок подачи заявок. Документы, которые подаёт предприниматель для участия в торгах, делятся на две части:

1. Документы для участия в аукционе. Эти бумаги нужны для того, чтобы заказчик допустил предпринимателя к торгам в качестве участника. Например, к заявке на участие обычно необходимо прикрепить согласие участника, описание конкретных характеристик товара или документ, подтверждающий соответствие товара ГОСТу. Эти документы подаются анонимно, поэтому заказчик не знает, кто хочет участвовать в тендере, и принимает решение беспристрастно.

2. Документация участника. К таким документам относятся наименование организации, реквизиты, сертификаты, лицензии, решение об одобрении и прочие бумаги, подтверждающие соответствие участника требованиям госзакупки.

Преимущества для заказчика и поставщика

Заказчики и поставщики, участвующие в госзакупках, получают ощутимые преференции, которые выражены в:

• получении крупных финансовых субсидий;
• отсутствии необходимости вкладывать средства в рекламу и в другие способы привлечения клиентов;
• оперативном заключении контрактов на основании конкретного срока, оговорённого законодательством;
• строгом описании закупочного объекта в тендерной документации;
• своевременной выплате суммы, прописанной в контракте;
• контролем процесса выбора поставщика со стороны надзорного органа;
• предсказуемости рынка;
• формировании на рынке положительного имиджа участников госзакупок;
• низком уровне конкуренции.

Проблема №4: «Конкуренция с недобросовестными поставщиками»

Конечно же вы – честный человек, а ваша компания – добросовестный исполнитель. Если уж вы взяли на себя обязательства перед государством, то в лепешку расшибетесь, квартиру свою заложите, сотрудников продадите в рабство, но условия контракта выполните.

К сожалению (или к счастью для непроданных в рабство сотрудников), так поступают не все. Некоторые компании в погоне за желанным госконтрактом снижают сумму контракта ниже себестоимости. В итоге они конечно выигрывают конкурс, оставив с носом вас и других добросовестных конкурентов.

Смогут ли они выполнить свои обязательства перед заказчиком? Вряд ли. Что заставляет их так поступать, мне не понятно. Извечный русский авось, неумение считать или еще какие-то причины, но факт остается фактом – в проигрыше оказываются все: добросовестные поставщики, государственный заказчик и все мы – граждане, для нужд которых и работают госучреждения.

Надо сказать, что в условиях высокого уровня скрытой безработицы эта последняя особенность закона 44-ФЗ помогла не умереть с голоду многочисленной армии российских фрилансеров, а также способствовала созданию сети тендерных агентств. Ведь рядовой участник, конечно может укомплектовать вторую часть заявки, но зачастую не в состоянии разобраться в хитросплетении требований заказчика, предъявляемых к конкретным показателям товаров (материалов), а допуск к участию в тендере ему необходим. Вот он и обращается к третьей стороне за помощью.

Но формы 2 бывают зашифрованы так мастерски, что и профессиональные специалисты со стороны участника не всегда обеспечивают допуск. Получается, что результат торгов зачастую зависит не от потенциальных возможностей участников к исполнению контракта, а от того, кто окажется искуснее – шифровщик форм 2 из контрактной службы заказчика или дешифровщик-фрилансер, либо тендерное агентство.

И если дешифровщик, у которого нет права на неточность, ошибётся хоть один раз – допуска участнику не видать. А если форма 2 очень запутанная, весьма вероятна ситуация, когда все подводные камни не удается преодолеть ни одному из дешифровщиков – представителей «лишних» участников, а тогда аффилированный участник заберет аукцион всухую. Невольно помогли фрилансерам и тендерным агентствам также изменения условий аккредитации на федеральных электронных торговых площадках (ЭТП). С 1 января 2019 аккредитация осуществляется сразу на 8-ми федеральных ЭТП, что удобно, но процедура ее усложнилась, поскольку появилось новое звено – регистрация на портале госуслуг. Если раньше большая часть участников самостоятельно справлялась с аккредитацией на отдельных ЭТП, то теперь они чаще обращаются к тем же фрилансерам или тендерные агентства. Так что, как говорится, нет худа без добра.

В статье 33 Федерального закона от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ изложены правила, которыми заказчик должен руководствоваться при описании объекта закупки. Ниже привожу соображения на счет того, как некоторые недобросовестные заказчики используют данную статью в корыстных целях.

Заказчик описывает объект закупки так, что многие поставщики не решаются участвовать в закупке или пишут жалобы на тендерную документацию в ФАС, надеясь, что следующая ее версия будет более понятной. Допустим, что ФАС признает обоснованность претензий и заставит заказчика внести исправления в документацию. Но заказчик, если хочет потянуть время, может исправить только часть нестыковок, тогда снова последует жалоба и т.д. А время-то идет. У лишних с точки зрения заказчика участников свои планы, они в конце концов теряют интерес к проблемной закупке. Остается один «свой» поставщик, который никуда не денется, поскольку знает, что «добыча» от него не уйдет.

Пример манипуляций Заказчика при описании предмета закупки

Организация разместила заявку на аукцион на поставку оборудования для кондиционирования. Поскольку аукцион был «вкусным» (с большой маржинальностью), заказчик предполагал, что участников будет немало и принял меры – тщательно «зашифровал» свои требования. Посыпались жалобы на документацию в ФАС. Заказчик охотно вносил правки в документацию, а также менял Инструкцию. Специалисты по торгам заполняли формы 2 по нескольку раз, не зная, когда же их страдания закончатся. Они закончились через несколько месяцев, когда после очередного внесения изменений в документацию, из двенадцати участников осталось двое – аффилированный и ложный игрок. Аукцион был выигран аффилированным участником со снижением в 1%.

Бывает и другая ситуация. Заказчику необходимо провести процедуру, но ему всячески мешает третья сторона. Например, на объект, подлежащий ремонту в рамках аукциона, «положила глаз» организация, которая хочет его прибрать к рукам. Чтобы придать рейдерству видимость законности эта организация будет последовательно обжаловать документацию, срывая проведение аукциона, а, следовательно, и ремонт здания до тех пор, пока соответствующее ведомство не закроет учреждение по вполне законному основанию – нарушение сроков проведения капитального ремонта.

1. Участие в тендерах – перспективное направление бизнеса. Оно будет развиваться, поскольку это единственный инструмент, позволяющий государству покупать товары по конкурентным ценам. Тендеры были, есть и будут, и с каждым годом они становятся еще более доступными и открытыми для всех. Шаг, подтверждающий эту тенденцию, – переведение всех закупок в электронный формат.
2. Тендерные продажи для многих – один из способов увеличения объемов продаж товаров или услуг. Большинство предпринимателей рассматривают участие в тендерах как расширение рынка сбыта.
3. Тендеры – хороший способ построить бизнес без капитальных вложений. Вам не нужны деньги на рекламу, траты на аренду офиса, наем персонала.

Перед тем, как начать свой путь в тендерных закупках, уделите время изучению этой ниши, пройдите профильное обучение.

Государственные закупки бывают двух видов:

1. Неконкурентные – закупка осуществляется у единственного поставщика без организации конкурса.
2. Конкурентные – создается площадка с участием минимум двух конкурирующих исполнителей. Побеждает поставщик, который предлагает наиболее выгодные условия сделки.

Конкурентными способами являются:

• Конкурс – способ определения поставщика, при котором победителем признается участник закупки, предложивший лучшие условия исполнения контракта. Виды: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс.
• Аукцион – способ определения поставщика, при котором победителем признается участник закупки, предложивший наиболее низкую цену контракта. Виды: электронный аукцион, закрытый аукцион.
• Запрос котировок – способ определения поставщика, при котором победителем признается участник, предложивший наиболее низкую цену. При этом начальная цена контракта не должна превышать 500 тыс. руб.
• Запрос предложений – способ определения поставщика, при котором победителем признается участник закупки, направивший окончательное предложение, которое наилучшим образом соответствует установленным заказчиком требованиям к товару, работе или услугам.

Закупки могут проводиться в закрытой или открытой формах.

1. Открытые закупки. Наиболее популярная форма госзакупок. Информация о закупках и требования к участникам доступна в ЕИС любому желающему. К участию допускаются все исполнители, товары которых отвечают требованиям заказчика. Для поставщиков и документации формируются равные условия.
2. Закрытые закупки. Проводятся для военной отрасли и сфер, деятельность которых относится к государственной тайне.

Реально ли зарабатывать на госзакупках: отзывы предпринимателей

Практические отзывы касательно того, как заработать на госзакупках, в интернете найти можно, но только не следует это делать на сайтах с публикациями массового характера, как в случае с отзывами на товары и услуги. Лучше всего находить реальные истории предпринимателей и компаний, в которых они в деталях разъясняют нюансы взаимодействия с государственными заказчиками. Они не вполне однозначно позволят оценить, каким будет заработок на госзакупках: отзывы, в зависимости от сферы деятельности предпринимателя, могут быть разными. Правомерно говорить о том, что с госзакупками имеет смысл связываться субъектам предпринимательства, которые в меньшей степени зависят от внешних условий, влияющих на их деятельность – задержки и недоработки во взаимодействии с заказчиками в данном случае крайне нежелательны, иначе есть риск попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Присутствие в таком реестре может помешать хозяйствующему субъекту в дальнейшем работать и с частными заказчиками.

Модели организации закупочной деятельности

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.

Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.

Как выбрать свою сферу

Участвовать в государственных закупках могут предприниматели и организации самых разных отраслей. Система включает покупку товаров для множества учреждений: образовательных, медицинских, военных, административных. Поэтому и спектр необходимых товаров очень широк. Среди самых популярных категорий на госзакупках можно назвать:

• медицинские препараты и изделия;
• продукты питания;
• канцелярские товары, бумага, конверты;
• программное обеспечение;
• разнообразная техника (компьютеры, принтеры, телефоны);
• автомобили и техническое обслуживание;
• типографская печать;
• строительные работы и услуги ремонта;
• услуги доставки и курьеров;
• разработка изменений в генеральные планы, схемы и т.д.

Список востребованных товаров и услуг очень широк. Практически любой предприниматель в силах найти профильную закупку и попытаться заработать таким образом. Разумеется, больших надежд на государственные закупки возлагать не стоит. Это точно не может быть единственным источником прибыли. Но в определённые моменты продавая государству можно неплохо заработать.

Условно весь процесс можно разделить на несколько этапов.

Аналитика и согласование закупки. В зависимости от структуры организации, менеджер по закупке может самостоятельно анализировать наличие необходимого сырья в информационно-складкой системе. Или собирать заявки на товары и материалы от руководителей отделов компании.

На этапе аналитики нужно понять, какой материал понадобится, в какой срок, есть ли нужда в постоянной закупке или это разовая потребность. Обычно оформляют заявку на материал, в которой указывают все возможные характеристики товара, нужное количество, возможные отклонения.

Решение о закупке принимает руководитель бизнеса или исполнительное лицо, которому даны такие полномочия. Менеджеру нужно согласовать заявку на закупку, прежде чем он отправится на поиск поставщиков.

Важно наладить процесс управления закупками на предприятии так, чтобы у менеджера была страховка по времени на случай задержек — все участники процесса должны понимать, сколько у них времени на решение своей задачи: формирования заявки, ее оформление, согласование документов.

Поиск поставщиков. Есть два формата в выборе поставщиков — когда инициатива исходит от закупщика и наоборот, бизнес собирает заявки на поставки.

В первом случае менеджер сам отбирает подходящих поставщиков, направляет им оформленные заявки или технические задания, собирает в ответ коммерческие предложения и презентации с ценой.

Исходящая система закупок может быть направлена как на конкретное количество поставщиков, так и на неограниченное, когда менеджер делает массовую рассылку.

Проблем в исходящем формате несколько:

• Тратится много времени на поиск и отбор. Конечно, можно сделать рассылку по купленной базе, но это потребует денег на отправку писем, а в ответ придется разбирать большое количество КП.

• Есть риск упустить выгодное предложение. Например, в базе поставщиков может не быть контактов новых предпринимателей, которые готовы сделать поставку со скидкой.

• Ответы поставщиков не формализованы. Структуры коммерческих предложений у всех разные, кто-то будет предлагать встретиться для уточнения запроса, другие не работают с электронным документооборотом.

Похожие записи:

• Если лает собака у соседей, что делать?
• Что такое мерчант. Объясняем простыми словами
• Налог с продажи квартиры: инструкция по НДФЛ