Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Единого, унифицированного образца приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора на сегодня нет, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольном виде, опираясь на свое видение данного документа.
На что обратить внимание при составлении приказа
В некоторых компаниях существуют собственный шаблон приказа, обязательный к применению. В любом случае при составлении документа важно придерживаться норм делопроизводства, деловой документации и, как бы банально это ни звучало — правил русского языка.
Документ должен включать в себя ряд определенных сведений, без которых он не приобретет законной силы:
- номер, дату и место создания;
- название предприятия;
- причина создания приказа, а также суть: возложение обязанностей главбуха на директора. Всю мысль можно выразить в одном-двух предложениях.
При наличии каких-то дополнительных бумаг, их также следует приложить к документу, отметив в основной части отдельным пунктом.
Как правило, совмещение любых должностей ведет к увеличению объемов работы, за что должна производиться соответствующая доплата (151 ТК РФ). Определяется размер такой доплаты соглашением сторон, то есть работника и работодателя. Устанавливается размер доплаты приказом о совмещении. Доплата может устанавливаться в фиксированном размере, либо в процентном отношении от основной заработной платы. Важно при этом помнить, что время совмещения отдельно не учитывается, так как выполняются трудовые обязанности в течение всего рабочего дня, а не после его окончания, то есть не за пределами рабочего времени. Однако, если в компании решают не оформлять отдельно совмещение должностей главного бухгалтера и директора, то указывать оплату за это нигде не нужно. В этом случае можно просто увеличить заработную плату директора, либо выплачивать ему ежемесячные премии.
Важно! Если руководитель изначально принимает на себя обязанности по ведению бухучета в компании, то его относится к его трудовым функциям и не требует дополнительной оплаты. Если директор на время принимает на себя обязанности главного бухгалтера, то доплата ему положена.
Ответственность контролирующего лица
После вступления в силу Закона № 402-ФЗ количество судебных дел с привлечением к ответственности главных бухгалтеров резко сократилось. Тем не менее есть случаи, не связанные с налогообложением, когда можно поспорить с возложением ответственности на директора. Приведем лишь некоторые из них.
- Субсидиарная ответственность за невозможность полного погашения требований кредиторов
Кого признать контролирующим лицом при рассмотрении дела о доведении до банкротства, сказано в Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 21.12.2017 № 53. Пункт 23 документа разъясняет, что контролирующими признаны лица, на которых возложена обязанность по ведению и хранению соответствующей документации. Например, если будет доказано, что процедуру банкротства существенно затруднили факты непередачи (сокрытия, утраты или искажения) документации (ст. 61.11 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ). То есть к субсидиарной ответственности с руководителем вполне может быть привлечен представитель бухгалтерии.
- Субсидиарная ответственность при необоснованном получении кредита
Верховный суд в Определении от 28.01.2019 № 305-ЭС18-15540 признал заслуживающим внимания довод банка о том, что бухгалтеров ответчика, получившего кредит на основании искаженных балансов, необходимо:
- признать контролирующими лицами ответчика;
- привлечь к ответственности, в том числе материальной.
Дело будет рассмотрено на самом высшем уровне, но результат очевиден уже сейчас.
- Истребование документов
Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.09.2018 № Ф07-10700/2018 по делу № А56-67582/2015 иллюстрирует полезность возложения обязанности по ведению и хранению документации должника на главного бухгалтера. Суд отметил, что конкурсный управляющий не мог истребовать у бывших руководителей должника документы, не проверив:
- доводы о том, что запрошенные документы обязан был хранить главный бухгалтер;
- подтверждение факта нахождения документов у главного бухгалтера (именно он осуществлял хозяйственную деятельность, производил расчеты, использовал печати).
Суд отметил, что бремя доказывания факта передачи документов и ценностей должника лежит именно на лице, которое было обязано их передать последующему руководителю. То есть в данном случае – на главном бухгалтере.
- Когда директор – главный бухгалтер
Арбитражный суд удовлетворил заявление конкурсного управляющего о взыскании убытков, поскольку ответчик, будучи руководителем должника, возложил на себя обязанности и его главного бухгалтера (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 17.12.2018 N Ф07-12714/2018). При этом он не исполнил обязанность внести наличные денежные средства, полученные от лиц, с которыми должник заключал предварительные договоры купли-продажи жилых помещений:
- в кассу должника;
- на банковский счет должника.
Отметим, что в этой ситуации директору не помогло даже то, что в период с 2010 по 2014 год она находилась на больничном по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком.
Законодательство обязывает субъектов предпринимательства в лице директора организовывать ведение бухгалтерского учета (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Ответственность за невыполнение этого требования возлагается на руководство компаний.
Конечно, ведением учета может заниматься и руководитель компании, но при большом объеме хозяйственных операций один человек не справится со всем спектром задач. Возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора не единственный вариант, существует еще несколько способов организации учетного процесса:
- утвердить штатным расписанием наличие бухгалтерской службы, возглавляемой главным бухгалтером;
- обозначить в штате единственную должность бухгалтера;
- согласовать ведение бухгалтерии сторонней организацией по соглашению аутсорсинга.
Если штатным расписанием должностей бухгалтерского типа не предусмотрено или главный бухгалтер в фирме временно отсутствует, функции учетного специалиста может исполнять руководитель компании. Возложение обязанностей главного бухгалтера на директора осуществляется приказом по предприятию. В распоряжении должны присутствовать такие элементы:
- стандартная шапка, в которой обозначается наименование предприятия, его регистрационные данные;
- наименование бланка, присвоенный ему номер в хронологическом порядке в соответствии с журналом регистрации приказов;
- дата и место составления документа;
- суть указаний (например, возложить обязанности главного бухгалтера на директора), в образце могут быть указаны произвольные формулировки;
- подпись с расшифровкой Ф.И.О. и должности.
Записи в трудовой книжке о выполнении руководителем функций бухгалтерского работника не вносятся. Не требуется и составление дополнительного соглашения. Главный регламентирующий документ в указанной ситуации – приказ на исполнение обязанностей главного бухгалтера. Распоряжение оформляется в единственном экземпляре. Срок хранения приказов по личному составу составляет 75 лет.
Организация труда без главбуха
С первого дня отсутствия до появления главного бухгалтера обязанности выполняет предусмотренный приказом человек, включая организационно-распорядительных (управление отделом бухгалтерии), исполнительных (инвентаризация, первичные и кассовые документы и др.) функции. Одновременно сотрудник несет ответственность главбуха за любые нарушения законодательства.
При отсутствии главного бухгалтера предоставление данных о исполняющим его обязанности лице не требуется. Заявление подают только при замене главбуха по ф.1-ОПП. Но налоговые органы могут заинтересоваться, почему документация подписана другим лицом. Они рекомендуют подтверждать отсутствие уполномоченного на подпись лица и определение исполняющего его обязанности лица на определенный период. Таким образом, к налоговой декларации прикладывают копию приказа о передачи обязанностей.
Для электронной отчетности все гораздо проще. Электронная налоговая отчетность принимается на основании электронной цифровой подписи. Она может быть у всех ответственных работников организации, которые вправе ставить ее за отсутствующую подпись главного бухгалтера или генерального директора. Описываемую ситуацию лучше рассмотреть заранее при оформлении электронных ключей.
Аналогично обстоит дело с оповещением органов статистики, фонды социального страхования и пенсионный. Подобно налоговой декларации к соответствующим отчетам прикладывают копию приказа.
Временный главбух имеет дело с банковской документацией. Для него не составляется новая Карточка с подписями, оттиск печати. В банк требуется оформить временную карточку с подписью исполняющего обязанности. Ее заверяют нотариально или в сельском, городском, районном совете.
Альтернативой может быть право второй подписи. Требуется только предоставить карточку с подписями со сроком действия и копию распоряжения. Такая временная карточка заверяется печатью с подписями руководителя, главбуха.
Третьим вариантом будет заранее предусмотренное право второй подписи.
Пример подписания бухгалтерских документов
Крупная компания заключает договор на оказание услуг по ведению бухучета со сторонне компанией. Кто в этом случае должен подписывать первичную документацию, если своего главного бухгалтера в компании нет?
В данном случае руководитель компании самостоятельно определяет лиц, имеющих право подписи первички. Ими могут быть сотрудники организации, например, кассир, менеджер или иной специалист, либо представители компании, ведущие бухгалтерию.
Подписывать банковские документы могут штатные сотрудники и лица, осуществляющие ведение бухучета. То есть банковский документ подписывают руководитель организации, а также сотрудник или руководитель компании, осуществляющей ведение учета.
Что такое первый приказ
Приказом №1 этот документ называется потому, что именно на его основании пишутся все остальные распоряжения, здесь назначается лицо, которое имеет право подписывать документы.
Приказ о вступлении в должность генерального директора и гл бухгалтера одновременно содержит:
- полное и сокращенное название фирмы. При этом указывается именно юридическое название, а не то, что нарисовано на вывеске магазина;
- дату составления и исходящий номер;
- город, в котором компания зарегистрирована;
- преамбулу, то есть краткое описание, о чем это распоряжение;
- текст распоряжения, с указанием вступления в силу;
- подпись и печать.
В некоторых случаях издается отдельное приложение с росписями в ознакомлении заинтересованных лиц, но в данном случае этого не требуется.
Не обязательно составлять отдельный трудовой контракт, так как в договор с гендиректором сразу можно вписать обязанность исполнять должность главбуха.
Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.
Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.
Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:
- контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
- у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).
Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.
Имеет ли право главный бухгалтер подписывать документы за директора
Наличие исправлений и помарок может стать поводом к тому, чтобы усомниться в действительности бумаги на право подписи. Рукописный вариант может быть быстрее реализован в ситуации срочной необходимости выдачи доверенности в командировке или на производстве.
Важно, чтобы любой выбранный вариант оформления содержал все необходимые сведения и был составлен и заверен в соответствии с требованиями российского законодательства.
Кто в фирме передает свои полномочия? Наиболее распространенной является ситуация передачи части полномочий руководителя фирмы (директора) главному бухгалтеру, в том числе, на право подписи.
В зависимости от вида документации, право подтверждения бумаг личной подписью может быть переложено на плечи бухгалтера или заместителя главбуха, а также старшего бухгалтера. Такая доверенность касается бумаг бухгалтерии и оформляется главбухом предприятия.
Отпуск для главбуха — оформляем правильно
Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера.
Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений.
Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.
КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня
Получить доступ
В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами.
Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией.
Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.
Кого можно назначить главным бухгалтером?
В 2023 году действует тот же приказ Минтруда от 21.02.2019 года № 103н, где для главного бухгалтера и бухгалтера изложены квалификационные требования – профессиональный стандарт «Бухгалтер». В них содержится информация о том, какое образование и опыт работы должны быть у претендента на должность.
Такие стандарты обязательны для акционерных обществ, государственных корпораций, страховых организаций, негосударственных пенсионных фондов, инвестиционных компаний и иных субъектов и т.п. Для ООО они носят лишь рекомендательный характер, что подтверждается письмами Минтруда № 14-2/ООГ-6465 от 06.07.2016 и № 14-0/10/В-2553 от 04.04.2016.
В трудовом кодексе (ст. 195.3) подтверждается, что профессиональные стандарты являются основой требований к квалификации при приеме сотрудников на должность. Но обязательность их установлена лишь в случаях приема на должность, поименованную в справочниках и стандартах, применение которых определяется федеральными законами или трудовым кодексом. В иных случаях они используются только в рекомендательной форме.
На практике же при оформлении трудовых отношений с главным бухгалтером обращают внимание на образование и опыт работы по специальности. Ведь такой специалист должен обладать достаточной квалификацией, чтобы вести качественно и правильно учет деятельности организации.
В ряде случаев ведение бухгалтерского учета передается сторонней организации. В субъектах малого бизнеса обязанности главного бухгалтера могут исполнять руководители.
Кто может исполнять обязанности главного бухгалтера
По закону о бухгалтерском учете директор компании обязан сам организовать ведение бухучета компании. При этом он может выбрать один из трех вариантов:
- Возложить ведение учета на главного бухгалтера или другого ответственного сотрудника;
- Заключить договор аутсорсинга на ведение бухучета с другой компанией или сторонним специалистом;
- Вести учет самостоятельно.
Внимание! Выбранный способ организации ведения бухгалтерского учета закрепите в учетной политики организации для целей бухгалтерского учета и издайте приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на генерального директора.
Самостоятельно вести бухгалтерский учет генеральный директор может в двух случаях:
- Компания вправе применять упрощенные способы ведения бухучета (субъекты малого предпринимательства, некоммерческие организации, организации, резиденты «Сколково»);
- Компания является субъектом среднего предпринимательства.
Важно! Даже если компания относится к субъектам среднего предпринимательства, директор не имеет право издать приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на себя, если выполняется хотя бы одно условие, установленное в ч. 5 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Например, компания подлежит обязательному аудиту.
Не может возложить на себя обязанность по ведению бухгалтерского учета генеральный директор, если он имеет статус иностранного гражданина временно пребывающего на территории РФ.
Приказ на директора о возложении обязанностей главного бухгалтера — в 2019 году
Российское законодательство предусматривает, что каждое юридическое лицо имеет право на наличие в компании главного бухгалтера. Однако, такое право не является обязанностью для всех структур и, если это не запрещает закон, директор может исполнять обязанности главбуха компании.
Подобное возможно не только в те моменты, когда такой сотрудник временно отсутствует, но и в том случае, когда его нет вовсе.
Данное обстоятельство может быть вызвано тем, что такая должность не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае функции главного бухгалтера возлагаются на генерального директора, который полностью отвечает за ведение бухгалтерского учета организации, подачу отчетов, выплату налогов и заработной платы сотрудникам и т.д.
Не существует единой формы приказа, которую нужно использовать при подготовке документа про передачу обязанностей от главного бухгалтера директору.
Однако, есть определенная информация, которая должна быть включена в приказ в обязательном порядке, например, реквизиты и название компании, причины составления бумаги со ссылкой на законодательные нормы и подпись директора под документом.
Вести бухгалтерский учет на предприятии может только то лицо, на которое данная обязанность возложена официальным приказом по организации, например, главный бухгалтер, директор или же иная особа, которая оказывает услуги по контракту аутсорсинга.
Закон допускает ведение бухучета директором, однако, если он не желает этим заниматься, он должен возложить обязанности на главного бухгалтера или любое другое должностное лицо. Это может быть администратор, менеджер, бухгалтер или финансовый директор, главное, чтобы у человека был необходимый уровень образования и опыт работы.
В подобном случае работник должен быть готов совмещать сразу две должности в течении своего рабочего дня.
Когда речь идет про возложение обязанностей главбуха на любого сотрудника, который уже работает в организации, руководство компании должно позаботиться о составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту и издать соответствующий приказ по организации. Это возможно даже в том случае, когда должности главного бухгалтера нет в штатном расписании предприятия.
Если речь идет про приказ про совмещение должностей, в нем нужно указать, в какие сроки происходит прием-передача дел, на какой период предполагается совмещение, а также размер доплаты, на который может рассчитывать сотрудник-совместитель.
В случае увольнения главного бухгалтера и издания приказа про выполнение обязанностей руководителем компании, первый должен выполнить передачу всех бумаг и материальных ценностей своему преемнику. После проведения данной процедуры обычно составляется акт приема-передачи бумаг.
Оформляем правильно приказ о назначении главного бухгалтера на должность — образец для скачивания
Главный бухгалтер — это должность из разряда руководящих, такой сотрудник назначается обязательно приказом директора.
Распоряжением определяются сроки начала работы в должности, а также порядок его оплаты и особенности работы.
В целом, документ должен быть составлен в соответствии с условиями трудового договора, заключенного с сотрудником, принимаемым на должность главбуха. Приказ составляется в начале трудовой деятельности, в обязательном порядке утверждается руководителем. Главбух подчиняется исключительно руководителю и является вторым лицом после директора на предприятии.
Чтобы назначить человека главным бухгалтером, нужно убедиться в наличии у него необходимых специализированных навыков, умений, опыта, а в ряде случае и образования. Главбухом можно назначить, если есть профильное высшее образование либо имеется опыт работы не менее трех лет.
С сотрудником данной должности, помимо трудового договора, обычно подписывается договор о полной материальной ответственности.
Приказом назначается не только главный бухгалтер ООО, но и директор компании (исполнительный, генеральный), а также его заместители.
Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера
Если кассир в учреждении отсутствует по уважительным причинам (отпуск, болезнь) или такая должность вообще не предусмотрена, так как предприятие пока мало, то обязанности этого сотрудника могут быть возложены на бухгалтера. Для этого должен быть подготовлен и подписан соответствующий документ. Он называется «Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера».
Помимо него, для соблюдения всех нюансов потребуются некоторые изменения в должностной инструкции и трудовом договоре. В какой-либо и двух бумаг обязательно должна быть прописана сумма, которая положена сотруднику за дополнительную рабочую нагрузку.
Внимание! Она не должна быть меньше размеров доплат, прописанных в Трудовом кодексе (в частности, в статье 151).